Gérer un projet en Lean c’est un travail de fond. Il conjugue à la fois une volonté de mener à bien le projet tout en améliorant en continu la capacité de chacun à l’exécuter.
Le projet prend la forme d’une analyse de procédés qui peuvent être améliorée perpétuellement.
Chaque problème d’exécution doit s’apprécier telle une possibilité d’enrichir la connaissance des équipes et de générer un bénéfice long terme. Pour cela, il y a quelques étapes essentielles.
Etapes
Sensibiliser les équipes au Lean
La réussite du Lean s’appuie sur la capacité des équipes et de leurs membres à voir le travail tel une possibilité de s’améliorer continuellement. Il est indispensable que chaque membre de l’équipe projet comprenne les intérêts et les enjeux du Lean.
Chaque membre doit avoir développé l’état d’esprit qui permettra d’exécuter les tâches propres à un projet tout en se questionnant sur leur perfectibilité.
Sélectionner un pilote
La réussite d’un projet Lean repose en la nomination d’un responsable de projet qui saura faire en sorte que chaque membre de l’équipe apprenne à : identifier les blocages, proposer des pistes de réflexions, mettre à jour les plannings, définir et analyser le résultat de critères définis. En bref, à faire du Lean !
Le pilote de projet ne doit pas proposer des solutions seul. Son rôle, c’est de faire travailler son équipe en amélioration continu. S’il est là uniquement pour contrôler et imposer des modes opératoires, il sera simplement le gestionnaire d’un projet, pas d’un projet Lean…
Critères
Exécution
L’on parle souvent de KPIs (Key Performance Indicators) pour désigner les critères de réussites clés pour une Start-up. Ces KPIs doivent aussi être définis pour de la gestion de projet quelle qu’elle soit : écart entre les tâches planifiées et réellement réalisées, taux de productivité des équipes, degré de participation des partenaires.
Résultat
Pour les KPIs de réussite nous pouvons considérer : le taux de satisfaction client, l'impact financier, la qualité des services offerts, l’impact réel qu’engendre l’atteinte d’objectifs, le retour sur investissements.
Plus globalement, tout comme pour les KPIs d’une start-up, il est inutile d’avoir trop d’indicateurs. Chaque critère choisi doit apporter une réelle valeur d’analyse par rapport au projet exécuté. Définir 20 critères d’exécution et résultat n’apporte rien du tout …
Quel outil utiliser pour gérer ses projets ?
Beaucoup d’outils numériques existent pour la gestion de projet (Asana, Trello, Wimi, Microsoft Project, Planner etc.) mais ils peuvent dans certains cas faire face à leur limite intrinsèque : l’informatique. Le numérique créé à la fois de l’interaction et du cloisonnement. Il est plus facile d’indiquer ce qui « sera fait » ou « pas fait » via un ordinateur plutôt que physiquement. Dans de nombreux cas, un outil informatique diminue fortement l’engagement d’une équipe. Écrire au feutre sur un post-it pour indiquer que je vais faire une tâche m’engagera plus fortement que de le taper sur un clavier.
Motiver les équipes
Toujours dans l’optique Lean, il faut réussir à entretenir la motivation des équipes en les questionnant sur certains points : leur charge de travail, leur fierté de cette semaine etc. Créer des rituels lorsqu’un objectif a été atteint peut-être judicieux pour entretenir l’esprit d’équipe et l’engagement.
Point de vigilance
Quoi qu’il en soit, il n’y a pas de solution clés en main pour la gestion de projet, ce serait mentir que de vendre quelque chose d’aussi puissant.
Une méthode de gestion de projet est propre à chaque projet.
Au final, c’est toujours l’équipe qui doit façonner l’outil et la méthode adaptés à ses besoins tout en s'interrogeant continuellement pour viser l'excellence.
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